viernes, 1 de octubre de 2010

Cómo gestionar mejor el tiempo?


Una de los dichos más recurrentes de las personas que conducen equipos en áreas de operaciones de servicios debe ser: "no me alcanza el tiempo" o cualquiera de sus variantes.

Por otro lado, relevando y analizando planes de formación para mandos medios de distintas compañías, he encontrado que es mayor la cantidad de veces en las que NO se incluye la formación sobre técnicas y métodos para la gestión y administración del tiempo que las veces en las que si se la incluye.

Muy al inicio de este blog, escribí este post sobre Gestión del Tiempo , donde enumeraba los componentes principales del método que aparece en el primer capítulo del super-interesante libro de Chet Holmes, The Ultimate Sales Machine. No debe ser casual que este tema ocupe el primer capítulo de este best-seller. La gestión del tiempo es un tema básico, pero crucial para ser productivo y eficaz en ventas y por supuesto en la gestión de operaciones.

En esta oportunidad me gustaría mencionar brevemente al método GTD, descripto detalladamente en el libro de David Allen Getting Things Done . Este método tiene en la actualidad amplia aceptación en el mundo de los negocios por su simpleza y efectividad.

En este método, se distinguen cuatro pasos muy definidos:

RECOPILAR: todo lo que pase por tu cabeza y manos que sea de tu interés.
PROCESAR: si no se puede accionar: delegar, archivar o eliminar, si es accionable y hacerlo tarda menos de dos minutos hacerlo, en caso contrario pasar a la siguiente fase.
ORGANIZAR: la información en categorías que permitan acceder a la misma en el momento y en la forma que mejor te resulte,
REVISAR: actualizar el estado de la información, tareas y actividades para asegurarse de no pasar nada por alto.

Hay conceptos clave en el método GTD, como "la regla de los 2 minutos", que dice que toda aquella tarea que encontremos en nuestra fase de procesamiento que estimemos que nos tome menos de 2 minutos, sea realizada en ese momento.

Pero para que este y cualquier otro método de gestión del tiempo funcione, quien lo utilice tiene que HACER, y por ello el común denominador a todos ellos es la DISCIPLINA en su aplicación.

A continuación están los links a excelentes blogs que escriben sobre productividad personal y en general, que entregan útiles aproximaciones al método GTD para iniciarse en su uso. Obviamente también es muy interesante y casi indispensable leer el libro de David Allen.

ThinkWasabi de Berto Pena (@bertop)
Optima Infinito de José Miguel Bolivar (@jmbolivar)
El Canasto de de Jeroen Sengers (@elcanasto)

Es muy difícil organizar si uno mismo no está organizado.

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