Kit de Supervivencia para una implementación

En la actualidad, la velocidad de cambio del mercado hace que muchas oportunidades de negocio aparezcan y desaparezcan como por arte de magia.

Asimismo, las necesidades de generar facturación y resultados que tienen las compañías, muchas veces llevan a ejecutivos de ventas y responsables a ofrecer y aceptar implementaciones de nuevos productos y servicios en tiempos record.

Esos tiempos reducidos, nos permiten con mucha suerte y voluntad enfocarnos en las cuestiones básicas de todo proyecto, o menos: selección y entrenamiento básico de mandos medios y personal de línea, desarrollo o configuración de aplicaciones y plataforma tecnológica.

Por otro lado, nos limita en la posibilidad de planificar escenarios posibles de crisis, ensayos y pruebas del equipo humano, del equipamiento tecnológico, la infraestructura y en el diseño de los procesos específicos de esa operación, y los procedimientos detallados de trabajo, ni hablar de investigar “best practices” y benchmarks de operación.

Si tuviera que enfrentar una situación de este tipo, trataría de llegar al día D, con el siguiente mínimo kit de supervivencia:

- Un líbero: un miembro del equipo con suficiente autoridad pero con ninguna responsabilidad específica en la implementación que pueda ver lo que los demás que tengamos responsabilidades específicas en la implementación y funcionamiento de la operación no veamos, y se enfoque en su resolución, modificación o explotación.

- Checklist general y por función o persona: listas de las tareas fundamentales que componen cada proceso o que debe realizar cada persona, ordenadas lo más secuencialmente posible, sin detallar el “cómo”.

- Set de métricas: conjunto de 4 o 5 métricas básicas, de fácil obtención, y con una mínima distracción de recursos, que nos permitan visualizar de un golpe el estado de la operación con bastante frecuencia.

Lejos de lo ideal, estos elementos que nos dicen “qué hay que hacer”, nos ayudarán a concentrarnos mientras tanto en el “cómo hay que hacer” que es lo que finalmente nos permitirá obtener los resultados esperados.

Cuál fue la situación más complicada que han tenido que enfrentar durante el primer día de una implementación de un nuevo producto o servicio?