sábado, 19 de julio de 2008

Un método de supervisión / gestión eficaz (?)

Supongamos que el día dura 9 horas. Un modelo básico de gestión/supervisión podría ser el que sigue:

- destino 1 hora a los clientes. si tengo más de uno al más importante le asigno tiempo proporcionalmente. por ejemplo si tengo 2 clientes y uno representa el 80% de mi actividad, a ese le dedico 4 reuniones por semana de 1 hora y al otro 1 reunión por semana de 1 hora.
- destino 1 hora a mi jefe inmediato.
- destino 1 hora a cada uno de mis subordinados directos. (lo habitual es que un mando medio tenga hasta 6 subordinados directos)
- destino 1 hora para revisar y responder mails y planificar el resto del día.
- semanalmente dispongo de 1 hora para reunir a todos mis subordinados directos juntos para discutir políticas generales, procedimientos y problemas generales.
- mensualmente dispongo de 1 hora para reunir subordinados directos e indirectos hasta 2 niveles inferiores para discutir problemas generales, políticas generales y soluciones a implementar o implementadas y feedback.
Cada parte es convertible según la actividad de cada uno: si estoy en un area de servicios, por ejemplo rrhh, mis clientes son las áreas que demandan recursos, o sea que tendré tantos clientes como áreas.

Cada función debe ajustar estas premisas de acuerdo a su actividad principal, por ejemplo un jefe de ventas, deberá dedicar varias horas a prospectos importantes y clientes y limite a reuniones semanales los contactos con sus subordinados. Algo asi debe ser también la asignación de tiempo de un director general.

Por otro lado, hay que destinar una cantidad de tiempo en la semana para seguimiento de proyectos, y para reuniones generales (staff meetings) en las que todos los reportes directos se junten para resolver problemas generales y recibir doctrina general.

Entonces como regla general, a mayor nivel de responsabilidad en la organización, mayor tiempo se dedica al contacto con el exterior de la misma y a cuestiones vinculadas con el crecimiento o la supervivencia, a menor nivel mayor foco en lo interno menor en lo externo (excepto en las áreas de ventas que son responsables de generar negocios).

De cada reunión se produce un documento completo de 1 o 2 carillas detallando plazos, procesos, resposables. Ese documento será la base de lo ajuste posteriores, las mejoras y la base del entrenamiento del nuevo personal.

Si en cada reunión se revisan indicadores, políticas y procedimientos, se diseñan soluciones a problemas y se miden avances la mejora está garantizada.

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