viernes, 4 de julio de 2008

Gestión del Tiempo (Time management)

Del libro de Chet Holmes "the ultimate sales machine", las 6 claves para la eficaz administración del tiempo:

1 - Touch it Once (tocalo solo una vez).

Si abres un tema, email o te metes con algún asunto en particular, resuelvelo o conviértelo en una nueva acción (tuya o de otra persona). Evita abrir todos los mails para tener que volver a releerlos más tarde para convertirlos efectivamente en acción. Cuando abras un mail, haz todo lo que puedas con ese mail en ese momento.

2 - Arma Listas

Prepárate listas de todos los temas que tenés para resolver o para seguimiento (que estén en manos de alguien a quien se los hayas asignado). Elige 6 tareas para cumplir en el día

3 - Planifica cuanto tiempo requerirá cada una de las tareas que seleccionaste para el día

4 - Prioriza

Otorgale a cada una de las tareas seleccionadas anteriormente una prioridad, tratando siempre de poner la más dificil y compleja al comienzo. Si la cantidad de tiempo que requiere una tarea excede el tiempo disponible divídela en pedazos y avanza en intervalos de tiempo

5 - Planifica el día

Armá el cronograma de actividades del día de acuerdo a las prioridades fijadas en el punto anterior, y de acuerdo a la necesidad y disponibilidad de tiempo a asignar a cada una.
Siempre deja 2 bloques de tiempo para revisar email y atender reuniones tipo "tenés un minuto".

Es fundamental ELIMINAR las reuniones del tipo "tienes un minuto?" y establecer un cronograma de reuniones semanales por área de impacto donde participen todas las personas involucradas con esa cuestion. Cuando alguien te pregunta si "tienes un minuto", preguntale si el tema puede esperar hasta la reunión semanal, en caso negativo atendelo y una vez terminado continua con lo que estabas haciendo según el plan del día. Si solo tenés reuniones "tienes un minuto?", en realidad lo que tienes es un problema, o tantos como reuniones no planificadas.

6 - preguntate "me dolerá deshacerme de esto?"

Aparentemente el 90% de la información, mails, documentos etc que conservamos no lo consultamos nunca más en la vida. por consiguiente es recomendable "eliminar la máxima cantidad de información posible, siempre y cuando "no duela".

Espero que les sirva.

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