domingo, 30 de marzo de 2008

Reporting y control de calidad

Hace algunos meses estamos viendo con reiteración y preocupación una degradación general en la calidad de la información que se genera en las operaciones, sospechas de que más allá de los errores y diferencias que se encuentran muchas veces a primera vista, posiblemente existan otros más sutiles y por eso no detectables tan rápidamente, y por último la sensación de que los procesos de generación de reportes, a pesar de la buena voluntad de los encargados de su confección y preparación diaria, están lejos de ser eficientes.

Situación actual
- quienes emiten reportes?
back office: reportan directamente a funciones de PM o JUOP
team leader: reportan a supervisores
supervisores: reportan a PM o JUOP
- quienes diseñan los reportes?
generalmente PM o JUOP
- quién define como y de donde se obtiene la información?
no hay una norma, puede ser cualquier interviniente en el proceso
- quién controla los reportes?
generalmente los destinatarios en su lectura, no hay procesos de QA.
- quién audita la información?
no está establecido formalmente
- quién audita las formulas?
no está establecido, surge en las revisiones que hacen los destinatarios
- quién audita los origenes de información
no está establecido.
-quién verifica el envío correcto en tiempo a todos los destinatarios especificados?
es responsabilidad de la supervisión, aunque la mayoría de los desvíos son detectados a nivel gerencia.
- quién revisa los set de reportes vigentes?
no está establecido
- quién revisa necesidades de recursos de back office adicionales?
no está establecido

PROBLEMA DEL DÍA:
- establecer un sector de back office eficiente, efectivo e inserto en un proceso de gestión completo, amalgamado con el sector de IT de la empresa.
- establecer un procedimiento completo para solicitar reportes al sector back office,
- definir: organización, responsabilidades, objetivos, circuitos y procesos de diseño, emisión, control de calidad, auditoria de proceso e información y procesos de mejora técnológica.

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