miércoles, 26 de marzo de 2008

Información de novedades

Cómo hacer para que al final del día, los responsables de turno, equipos, etc informen en forma sistemática, sintética y enfocada los aspectos salientes de la operación diaria?

-Enfocada: los temas importantes de la operación, si se vendió o no, porque no se vendió, que problemas hubo, si hay algún potencial conflicto o reclamo de cliente y usuario, un ratio general indicativo de la operación, si hubo o no problemas técnicos generales o parciales de relevancia, alguna cuestión general como por ejemplo "no funcionó el aire acondicionado"....

-Sintética: 5 línea, simples y concisas, para dar idea de lo que pasó o no pasó y tenía que pasar....no ingresaron llamadas de "caperucita roja, el show"......

Dado que existen múltiples orígenes de información, luego es necesario que haya nodos de recepción, control y filtro de los partes; redistribución de los temas que pueden ser derivados en ese nivel de nodo, y elevación de las cuestiones relevantes que deban pasar a un nivel superior. Esto es lo que en los documentos de los organismos de seguridad se puede denominar: INFORMACIÓN CRÍTICA REQUERIDA POR EL COMANDANTE (CCIR critical commander information requirement).

Salen a la luz cuestiones de organización tales como: traducción de la misión en factores operacionales concretos, adoctrinamiento, revisión períodica del circuito de información de novedades (mostrame algún mail de la semana pasada que te haya enviado tal o cual) para verificar que se estén filtrando erróneamente novedades "relevantes"; reuniones periódicas intersectoriales de seguimiento (general staff meetings), etc etc etc.

Cómo muestra sobra un botón: si el bienestar del personal y la confortabilidad del puesto son desprendimientos de la "misión", entonces una temperatura adecuada del salón es un aspecto relevante. Si la temperatura es elevada porque no funciona adecuadamente el aire acondicionado entonces DEBE informarse como novedad. Lo que no sería una novedad relevante para el nivel 3 del nodo es que tal o cual persona se quejó del calor ese día. ese tema tiene que ser resuelto en el nodo 2.

PROBLEMA DEL DÍA: me entero de novedades conocidas internamente, por niveles de nodo 1 y 2, pero que llegan por mi nivel superior, a quien yo debería informar o no del problema o directamente por funcionarios de nuestros clientes.

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